Catering-Angebote schreiben — in 5 Minuten statt 45.

Wie ein gutes Catering-Angebot aufgebaut ist

Ein professionelles Catering-Angebot beantwortet auf einen Blick: Wer bestellt, wann und wo findet das Event statt, was wird serviert (mit Mengen!), wer übernimmt Service und Logistik, und wieviel kostet das — netto, brutto, mit korrekter MwSt-Trennung nach 7 % und 19 %.

Format-seitig erwartet der Kunde Ihr Logo, Ihre Schrift, Ihren Tonfall — kein Excel-Layout aus dem Baukasten. Format-Pflicht: Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, Allergenhinweise. Optional, aber wertvoll: SEPA-QR-Code für die Anzahlung.

Pflichtangaben & Steuerlogik (§14 UStG)

• Vollständige Anschrift beider Parteien — Auftraggeber und Caterer mit korrekter Bezeichnung.
• Steuernummer / USt-IdNr. — Pflicht ab Rechnungsstellung, sinnvoll bereits im Angebot.
• Leistungsbeschreibung — Pro Position: Menge, Einheit, Beschreibung, Preis netto, MwSt-Satz.
• MwSt-Trennung pro Position — Speisen mit Service = 19 %, Lieferung ohne Service = 7 %. Mischfälle sauber aufteilen.
• Brutto-/Netto-Logik — Privatkunden sehen Brutto, Firmenkunden Netto + MwSt-Ausweis pro Position.

Mengen kalkulieren ohne Rechenfehler

Die häufigste Fehlerquelle in Catering-Angeboten: die Mengenkalkulation. Eine Software-gestützte Catering-Kalkulation rechnet auf Basis von Gästezahl × Sättigungsgrad × Tageszeit × Anlass — und schlägt realistisch vor. Beispiel: 80 Gäste, Stehempfang, 18 Uhr → 8–10 Canapés pro Person, davon 60 % vegetarisch-tauglich, Süß-Anteil 20 %.

Wer im Excel kalkuliert, vererbt Fehler von Saison zu Saison. Eine Regelengine bringt die Mengen jedes Mal frisch — und Sie verfeinern statt zu kalkulieren.

Vom Angebot zur Auftragsbestätigung zur Rechnung

Ein Angebot, das Sie mehrfach kopieren müssen, ist ein Excel-Bogen mit besserem Layout. Die Belege-Kette in einer ordentlichen Catering-Software:

• Angebot — Wird per Link zum Kunden geschickt, automatischer Lese-Status.
• Auftragsbestätigung — Aus dem Angebot generiert mit einem Klick — gleicher Inhalt, neuer Belegtyp, Versionierung.
• Küchenblatt + Packliste — Vor dem Event ausdrucken, kein Copy-Paste.
• Rechnung — Nach Event, mit SEPA-QR, §14 UStG, getrennt nach Steuersätzen.

Vorlage vs. Software — was lohnt sich wann?

Wenn Sie weniger als fünf Angebote pro Woche schreiben, kommen Sie mit einer guten Word- oder Excel-Vorlage durch. Über zehn Angeboten pro Woche fängt eine Software an, sich zu rechnen — bei 15 Min Ersparnis pro Angebot sind das schnell mehrere Stunden Arbeitszeit, die Sie für Akquise oder Service nutzen.

Die Ktering-Lizenz amortisiert sich bei zehn Angeboten/Woche und 50 €/Std Personalkosten in rund 22 Wochen. Mehr dazu im Rechenbeispiel auf der Hauptseite.