Catering-Kalkulation: vom Excel-Bogen zur Regelengine.

Was eine korrekte Catering-Kalkulation enthält

Eine professionelle Catering-Kalkulation hat drei Ebenen: Mengen pro Position (Wieviel pro Gast?), Preise pro Position (Wieviel kostet die Position?) und Aggregation (Wieviel kostet das gesamte Event netto, brutto, je MwSt-Satz?). Wer eine Ebene auslässt, riskiert Fehlbestellungen, Margenverlust oder steuerliche Korrekturen.

Die Mengenformel: Gäste × Sättigungsgrad × Faktor

• Stehempfang abends — 8–10 Canapés pro Person, dazu 1–2 Aperitifs. Süßes 20 % Anteil.
• Flying Buffet — 12–15 Häppchen pro Person, davon 60 % herzhaft kalt, 30 % warm, 10 % süß.
• Buffet mittags — 350–400 g warm + 200 g Salat/Beilagen + 100 g Dessert pro Person.
• Vollwertiges Menü am Tisch — 600–800 g pro Person plus Getränke nach Tagesgeschehen.
• Trauerfeier-Imbiss — 5–6 belegte Brötchenhälften pro Person plus Süßes; warmer Anteil eher dezent.

Brutto, Netto und 7 / 19 % MwSt richtig getrennt

Privatkunden bekommen Brutto-Preise — wie im Restaurant. Firmenkunden brauchen Netto-Preise mit MwSt-Ausweis pro Position. Reine Lieferung ohne Service: 7 % MwSt. Speisen mit Service vor Ort: 19 % MwSt. Mischfälle (Lieferung + Aufbau + Service) müssen pro Position sauber aufgeteilt werden — sonst gibt es bei der Steuerprüfung Korrekturen.

Eine Catering-Software macht diese Trennung automatisch. Wer in Excel kalkuliert, muss zwei Spalten pflegen und an jede Position denken.

Catering-Kalkulationsbogen (Excel) — Vorlage und Grenzen

Ein solider Catering-Kalkulationsbogen in Excel enthält pro Zeile: Position, Menge, Einheit, Einkaufspreis, Aufschlag, Verkaufspreis netto, MwSt-Satz, Verkaufspreis brutto. Spalten am Tabellenende aggregieren netto, brutto und MwSt pro Satz. Funktioniert.

Die Grenzen: Vorlagen werden kopiert, mutiert und altern. Saisonale Preisänderungen werden vergessen. Mengenformeln stehen in der Erinnerung des Kalkulators, nicht im Bogen. Wer mehr als fünf Angebote pro Woche schreibt, vererbt Fehler von Excel zu Excel.

Mit Software statt mit Vorlage rechnen

Eine Catering-Software ersetzt den Excel-Bogen durch eine Regelengine: Anlass + Gäste + Tageszeit + Ernährungsprofil → Mengenvorschlag pro Position. Sie verfeinern, statt jedes Mal von vorn zu kalkulieren. Steuersätze trennt das System automatisch, Brutto/Netto schaltet je nach Kundentyp.

Bei zehn Angeboten/Woche und 40 Min Ersparnis pro Angebot ergibt das rund 6,7 Stunden — pro Woche. Bei 50 €/Std Personalkosten amortisiert sich eine Lizenz in etwa 22 Wochen.