Catering-Kalkulation: vom Excel-Bogen zur Software

Name: Ktering – Catering-Kalkulation
Brand: Ktering

Was eine korrekte Catering-Kalkulation enthält

Eine professionelle Catering-Kalkulation hat drei Ebenen: Mengen pro Position (Wieviel pro Gast?), Preise pro Position (Wieviel kostet die Position?) und Aggregation (Wieviel kostet das gesamte Event netto, brutto, je MwSt-Satz?). Wer eine Ebene auslässt, riskiert Fehlbestellungen, Margenverlust oder steuerliche Korrekturen.

Die Mengenformel: Gäste × Sättigungsgrad × Faktor

Stehempfang abends — 8–10 Canapés pro Person, dazu 1–2 Aperitifs. Süßes 20 % Anteil.
Flying Buffet — 12–15 Häppchen pro Person, davon 60 % herzhaft kalt, 30 % warm, 10 % süß.
Buffet mittags — 350–400 g warm + 200 g Salat/Beilagen + 100 g Dessert pro Person.
Vollwertiges Menü am Tisch — 600–800 g pro Person plus Getränke nach Tagesgeschehen.
Trauerfeier-Imbiss — 5–6 belegte Brötchenhälften pro Person plus Süßes; warmer Anteil eher dezent.

Brutto, Netto und 7 / 19 % MwSt richtig getrennt

Privatkunden bekommen Brutto-Preise — wie im Restaurant. Firmenkunden brauchen Netto-Preise mit MwSt-Ausweis pro Position. Reine Lieferung ohne Service: 7 % MwSt. Speisen mit Service vor Ort: 19 % MwSt. Mischfälle (Lieferung + Aufbau + Service) müssen pro Position sauber aufgeteilt werden — sonst gibt es bei der Steuerprüfung Korrekturen.

Eine Catering-Software macht diese Trennung automatisch. Wer in Excel kalkuliert, muss zwei Spalten pflegen und an jede Position denken.

Catering-Kalkulationsbogen (Excel) — Vorlage und Grenzen

Ein solider Catering-Kalkulationsbogen in Excel enthält pro Zeile: Position, Menge, Einheit, Einkaufspreis, Aufschlag, Verkaufspreis netto, MwSt-Satz, Verkaufspreis brutto. Spalten am Tabellenende aggregieren netto, brutto und MwSt pro Satz. Funktioniert.

Die Grenzen: Vorlagen werden kopiert, mutiert und altern. Saisonale Preisänderungen werden vergessen. Mengenformeln stehen in der Erinnerung des Kalkulators, nicht im Bogen. Wer mehr als fünf Angebote pro Woche schreibt, vererbt Fehler von Excel zu Excel.

Mit Software statt mit Vorlage rechnen

Eine Catering-Software ersetzt den Excel-Bogen durch eine Regelengine: Anlass + Gäste + Tageszeit + Ernährungsprofil → Mengenvorschlag pro Position. Sie verfeinern, statt jedes Mal von vorn zu kalkulieren. Steuersätze trennt das System automatisch, Brutto/Netto schaltet je nach Kundentyp.

Bei fünf Angeboten/Woche und 40 Min Ersparnis pro Angebot ergibt das rund 3,3 Stunden — pro Woche. Bei 30 €/Std Vollkostensatz refinanziert sich Ktering ab 149 €/Monat in etwa acht Werktagen pro Monat. Bei zehn Angeboten/Woche schon nach knapp vier Werktagen.

Häufige Fragen

Was Sie sich wahrscheinlich gerade denken.

Wie kalkuliert man Catering richtig?

In drei Ebenen: Mengen pro Position (Gäste × Sättigungsgrad × Tageszeit), Preise pro Position (Einkauf + Aufschlag), Aggregation (Netto, Brutto, je MwSt-Satz). Eine Catering-Software automatisiert alle drei Ebenen.

Wie wird die MwSt im Catering korrekt aufgeteilt?

Reine Lieferung ohne Service: ermäßigter Satz, abhängig vom UStG. Speisen mit Service vor Ort: 19 % (Standard). Mischfälle pro Position aufteilen. Eine Software übernimmt die Trennung automatisch.

Wie viele Häppchen pro Person für ein Buffet?

Stehempfang abends: 8–10. Flying Buffet: 12–15. Buffet mittags: 350–400 g warm + 200 g Salat. Vollwertiges Menü: 600–800 g. Faktor variiert mit Tageszeit, Anlass und Ernährungsprofil der Gäste.

Catering-Kalkulationsbogen Excel oder Software?

Bei drei bis fünf Angeboten pro Woche kommt ein gepflegter Excel-Bogen noch durch. Ab fünf Angeboten rechnet sich eine Software über Zeit-Ersparnis und Vermeidung von Versionsfehlern. Faustregel: Ktering ab 149 €/Monat refinanziert sich bei fünf Angeboten pro Woche in etwa acht Werktagen, bei zehn schon nach knapp vier.

Wer dahintersteht