Catering-Software Vergleich: 7 Kriterien, die Excel-Vorlagen niemals erfüllen.

Kriterium 1: Mengenkalkulation, die aus echter Küche kommt

Generische Software rechnet linear: Gäste × Position. Eine echte Catering-Software rechnet Gäste × Sättigungsgrad × Tageszeit × Anlass × Ernährungsprofil. Beispiel: 80 Gäste, Stehempfang, 18 Uhr → 8–10 Canapés/Person; 80 Gäste, Buffet mittags → 350–400 g warm + 200 g Salat/Person.

Im Vergleich: Lassen Sie sich die Mengenformel zeigen. Steht sie als fest hinterlegte Logik drin, oder als sogenanntes Custom-Feld? Custom-Felder sind Excel mit besserem Layout.

Kriterium 2: Belegketten-Logik (Angebot → AB → Rechnung)

Ein zentraler Punkt im Vergleich: Wird aus einem Angebot mit einem Klick eine Auftragsbestätigung — und daraus mit einem zweiten Klick die Rechnung? Oder müssen Sie die Daten bei jedem Belegtyp neu eingeben?

Achtung bei: Versionierung (was war im V1 drin, was im V2?), Steuersatz-Trennung (Lieferung vs. Service mit korrekter MwSt-Logik), SEPA-QR-Code für Anzahlung. Alles drei sind harte Pflichtkriterien für deutsche Catering-Betriebe.

Kriterium 3: Privat- vs. Firmenkundenlogik

• Brutto-Anzeige für Privatkunden — Wie im Restaurant — der Kunde sieht den Endpreis.
• Netto-Anzeige + MwSt-Ausweis pro Position für Firmenkunden — Buchhaltungstauglich, §14 UStG-konform.
• Automatischer Switch am Kundenstammdatensatz — Sie pflegen nicht zwei Vorlagen, sondern einen Datensatz.

Kriterium 4: Daten-Hoheit und Hosting

Im Vergleich oft nicht prominent, aber kritisch: Wem gehört die Software, wem die Daten? Achten Sie auf:

• Server in Deutschland — Pflicht für DSGVO-konforme Verarbeitung von Kundendaten.
• Vollständiger Daten-Export — CSV/JSON jederzeit, ohne Anbieterbindung.
• Software-Escrow — Quellcode bei Treuhänder — falls der Anbieter wegfällt, können Sie weiterarbeiten.
• AV-Vertrag bei Managed Hosting — Auftragsverarbeitungsvertrag schriftlich, nicht erst auf Anfrage.

Kriterium 5: Lizenz vs. Abo — die echte Kostenfrage

Im Vergleich von Catering-Software wird oft nur der Monatspreis gezeigt. Rechnen Sie auf 5 Jahre durch:

Abo bei 79 €/Nutzer/Monat × 5 Nutzer × 60 Monate = 23.700 €. Eine Lizenz wie Ktering Professional kostet einmalig 7.500 € + 5 × 1.190 € Wartung = 13.450 €. Das ist 43 % günstiger über fünf Jahre — und Sie behalten die Lizenz als Asset.

Mehr Details auf der Catering-Software-Kosten-Seite.

Kriterium 6: Anfrageformular unter eigener Domain

Wer Anfragen zentral managen will, braucht ein Formular auf der eigenen Domain — nicht auf der Software-Anbieter-Subdomain. Im Vergleich: Bietet der Anbieter eine White-Label-Landing-Page mit DNS-Anbindung? Wie viele Schritte hat das Formular? Anpassbar an euer Corporate Design?

Kriterium 7: Schnittstellen zur Buchhaltung

Eine Catering-Software ist nur so gut wie ihre Anbindung an das Tagesgeschäft danach. Im Vergleich konkret prüfen: Gehen ausgehende Rechnungen per CSV oder API an DATEV, lexoffice oder sevDesk? Lassen sich eingehende Stammdaten aus Lightspeed, Gastronovi, Orderbird oder einem alten Excel sauber importieren?

Faustregel: Wer „API-Schnittstellen verfügbar“ sagt, aber pro Aufruf abrechnet, kostet versteckt mehr als ein Mitbewerber, der die Standard-Schnittstellen in der Lizenz hat. Die meisten Catering-Betriebe brauchen genau diese drei Buchhaltungs-Anbindungen — der Rest ist nice-to-have.