Partyservice-Software für Familien­feste, Hochzeiten und runde Geburtstage.

Was Partyservice-Software anders macht

Generische Catering-Software ist für B2B optimiert: Netto-Preise, MwSt-Ausweis, Kostenstellen. Eine echte Partyservice-Software kennt das Privatkunden-Geschäft: Brutto-Preise wie im Restaurant, persönliche Ansprache, runde Anlässe (50. Geburtstag, Silberhochzeit, Konfirmation).

Funktionen für den Partyservice-Alltag

• Anfrageformular auf eigener Domain — Achtstufiger Assistent fragt nach Anlass, Gästezahl, Stil, Ernährung, Service und Budget — landet als Karte in der Pipeline.
• Mengenlogik für Privatkunden-Anlässe — Stehempfang, Flying Buffet, Hochzeitsmenü, Trauerfeier-Imbiss — jede Anlass-Kategorie hat eigene Sättigungsgrad-Faktoren.
• Brutto-Preise automatisch — Privatkunden sehen Endpreise. Firmenkunden Netto + MwSt — am Kundendatensatz hinterlegt.
• Allergie- und Ernährungs-Historie — Stammkunden müssen ihre Allergien nicht jedes Mal neu erklären.
• Wiedervorlage für saisonale Anlässe — Familienfeste folgen Jahreszyklen. Automatische Erinnerung 3 Monate vor üblichem Termin.

Anfragen-Pipeline statt Mailbox-Chaos

Im klassischen Partyservice-Alltag liegen Anfragen in vier Postfächern, drei Tabs und zwei Köpfen. Eine gute Software bündelt sie in einer Pipeline: Eingang → Angebot versendet → Follow-up → Gewonnen → Verloren. Drag & Drop, Filter nach Anlass und Bearbeiter, automatisches Nachfass-Signal nach 5 Werktagen.

Vom Angebot zum Küchenblatt zur Rechnung

Beim Partyservice ist die Belegketten-Logik besonders wichtig: Aus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus das Küchenblatt für den Tag des Events, am Ende die Rechnung — alles aus denselben Daten, ohne Copy-Paste. SEPA-QR-Code für die Anzahlung, sauber getrennte Steuersätze (7 % Lieferung / 19 % Service).

Partyservice-Software für Einzelbetriebe

Viele Partyservices sind kleine Familienbetriebe mit 2–5 Personen am Anfrageprozess. Eine SaaS-Lösung mit Pro-Nutzer-Abo wird dort schnell teuer. Eine Lizenz-Lösung mit Einmalkauf wie Ktering Basis (4.900 €) ist für diese Größe meist günstiger über 5 Jahre.